Secretaria General

Propósito Principal

Planear, dirigir, coordinar y controlar las actividades administrativas de la Asamblea Departamental, generando los procesos adecuados para un funcionamiento óptimo de la misma, permitiendo así el cumplimiento a su misión

Asistir a todas las sesiones.
Firmar las Actas y Resoluciones.
Dar lectura a los proyectos, proposiciones y demás documentos que deban ser leídos en las sesiones
Informar sobre los resultados de las votaciones que se cumplan en la Corporación.
Elaborar las comunicaciones oficiales que deban ser enviadas por el presidente.
Mantener organizado y actualizado un registro de entrega y devolución de documentos y mensajes enviados a las respectivas comisiones.
Coordinar la grabación de las sesiones plenarias y vigilar la seguridad de las cintas y actas.
Ordenar la reorganización y la asignación de funciones, en los eventos que se requiera utilización del personal por fuera del recinto de la asamblea.
Facilitar a los diputados toda la información que soliciten con relación a la corporación.
Ser secretario de la comisión de mesa.
Presidir el comité asesor de la presidencia.
Ejercer las funciones de jefe de personal de la corporación
Expedir las certificaciones y los informes, si no fueren reservados que soliciten las autoridades y los particulares.
Plantear sugerencias sobre modificaciones administrativas y técnicas, en forma que beneficien el desarrollo de la gestión, manteniéndose en permanente actualización en la implementación de nuevos sistemas, estrategias y procedimientos para el desarrollo de sus actividades.
Formular e implementar las políticas de administración y bienestar de personal.
Administrar los servicios soporte a la ejecución institucional.
Administrar los documentos públicos que reposan en la Asamblea Departamental.
Organizar y controlar el sistema de inventarios de la asamblea.
Organizar el desarrollo del sistema de información de la Asamblea.
Evaluar periódicamente el funcionamiento de la estructura organizacional de la entidad, proponiendo los ajustes necesarios para mejorar la gestión administrativa y adaptarla a la normatividad vigente y las innovaciones tecnológicas.

Recibir, radicar y realizar todo el procedimiento a los proyectos de ordenanza que se presenten a la corporación.
Prestar colaboración a los H.H.D.D en lo que se refiere a la información que llega al despacho, solicitudes de las comunidades, gestiones solicitadas por autoridades locales y comunidades, en cuanto a la presentación y desarrollo de los diferentes proyectos.
Ejecutar el sistema de control interno.
Recomendar pautas para la determinación, implantación, adopción, complementación y mejoramiento permanente del sistema de control interno
Determinar los métodos y técnicas de trabajo para realizar las distintas actividades en forma adecuada y permanente.
Adelantar las investigaciones disciplinarias contra los servidores públicos que por acción u omisión de sus funciones incurra en las faltas establecidas por la Ley.
Coordinar las actividades de prensa, relaciones públicas, protocolo, divulgación y publicidad.
Coordinar, dirigir y controlar el desarrollo de los programas, los procesos y normas que rigen el desarrollo de las actividades contables de la corporación.
Tramitar ante la tesorera departamental los recursos financieros y ordenes de pago, para cubrir las necesidades presupuestales inmediatas de la Asamblea departamental.
Estudiar asuntos que le sean sometidos a su consideración y recomendar lo conducente.
Asistir y aconsejar al presidente en los programas y proyectos que presenten a la corporación.
Elaborar proyectos de actos administrativos que se generen dentro del normal desarrollo de la entidad.
Organizar y mantener actualizada la normatividad existente relacionada con las autoridades que desarrolla la entidad.
Elaborar los documentos que genere dentro del normal desarrollo de la entidad.
Brindar orientación y atención al público en general sobre los diferentes servicios que presta la entidad.
Propender por el correcto uso y cuidado de los elementos de la entidad.
Las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato de acuerdo con la naturaleza del empleo.